Microsoft Excel Básico: Uso de la Ficha Datos (Excel 2007)

Microsoft Excel Básico: Uso de la Ficha Datos (Excel 2007) - Parte 3

En esta parte nos ocuparemos de la opción Subtotales de la ficha Datos:

Crear subtotales es una tarea muy común dentro del área del análisis de datos puesto que se trata de una característica que le permitirá realizar cálculos basados en un conjunto de datos que contengan valores comunes, la opción Subtotales de la Ficha Datos, agrupa los registros de una lista de datos de acuerdo al orden en que se encuentren dichos registros. A su vez, esta función agrega la funcion SUBTOTALES() para realizar algún cálculo de tipo aritmético o estadístico en el conjunto de registros con valores repetidos.

Veamos un ejemplo, utilizando la misma lista de datos de los casos anteriores, sólo que para los propósitos de este ejercicio, crearemos los subtotales basados en el siguiente escenario: SE PIDE MOSTAR EL PROMEDIO DE VENTAS POR CADA VENDEDOR.

Para realizar este ejercicio el primer paso consiste en ordenar la lista de Datos por vendedor, (ahora que sabe cómo hacerlo, ordene UD. la lista por vendedor en orden alfabético de la A a la Z):

Bien, ahora que ya tenemos la lista ordenada como corresponde, haga click en el botón Subtotal de la Ficha Datos:

Una vez hecho eso, debe aparecer la siguiente ventana:

Configure la ventana tal como se muestra en la imagen, ya que nosotros deseamos realizar el cálculo por vendedor, es preciso especificar esto al inicio de esta pantalla, luego especificar la función que nos permitirá obtener la respuesta deseada y finalmente a qué campo agregaremos el subtotal. Haga click en Aceptar y debe obtener la siguiente respuesta:

Observe que han sido insertadas nuevas filas entre el grupo de registros repetidos y se muestran los titulos de "Promedio de ..." asi como un promedio general en la parte inferior de la lista de datos. Observe también que a la izquierda de los encabezados de filas, han aparecido unos botones especiales, esos representan esquemas de agrupación y pueden ser utilizados para expandir o contraer la forma en que se muestran los subtotales calculados. Use indistintamente dichos botones para verificar cómo es que pueden mostrarse los datos.

Para quitar los subtotales de esta lista de datos, vuelva a hacer click en el boton "SubTotal" y en la pantalla mostrada, haga click en el botón "Quitar todos"

Muy bien, así de sencillo se crean subtotales en Excel. Espero sus comentarios.

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