Microsoft Excel Básico: Uso de la Ficha Datos (Excel 2007) - Parte 2

Ahora veremos como usar la opción de Filtro Automático usando listas de datos. Filtrar datos no es otra cosa que presentar cierto grupo de registros que cumplan con un determinado criterio. Por ejemplo nos pueden pedir que mostremos los registros que pertenezcan unicamente a la región Sur.

Para Utilizar la Herramienta de Filtro Automático, siga los siguientes pasos:

1. Coloque el selector de celda dentro del área de datos, como en los ejemplos de Ordenar, luego haga click en el Botón Filtro de la Ficha Datos, observará el siguiente resultado:

Observe que los encabezados de la tabla de datos, (marcados en rojo en la imagen), están acompañados de listas desplegables para escoger un criterio, siguiendo el ejemplo filtraremos la lista para mostrar sólo registros pertenecientes a la región Sur. Para ello, haga click en el desplegable del campo REGION y luego configúrelo como se muestra en la imagen:

Luego haga clik en el botón Aceptar y observe los resultados que deben ser como se visualiza en la figura siguiente:

Observe que los encabezados de fila de los registros que cumplen con pertenecer a la regón SUR estan colocados en color azul. Para quitar el criterio de filtro especificado vuelva a usar el desplegable del campo REGION y configúrelo como sigue:

Luego haga click en Aceptar y verá todos los registros nuevamente.

Crear criterios de filtro complejos:

Escenario: Nos piden filtrar la lista de la siguiente manera: MOSTRAR AQUELLOS REGISTROS DE LA REGION OESTE CON PRODUCTOS DE TIPO CÁRNICO VENDIDOS POR LOPEZ Y CON UNIDADES MAYORES A 850.

Solución: Para resolver este caso cumpla con los siguientes pasos:

1. Coloque el selector de celda al interior de la lista de datos
2. Use el desplegable de la REGION y configúrelo para mostrar sólo aquellos de la Región OESTE. Luego haga click en Aceptar
3. Ahora use el desplegable de PRODUCTO y configúrelo para mostrar sólo productos de tipo CÁRNICO. Haga click en Aceptar
4. A continuación use el desplegable del VENDEDOR y configúrelo para mostrar unicamente a LOPEZ. Haga click en Aceptar
5. Finalmente en el desplegable de las UNIDADES, seleccione "Filtros de Número" y luego "Mayor que..." en esa pantalla escriba el valor 850 al costado de la opcion "es mayor que...", luego haga cliek en Aceptar, y luego otra vez click en Aceptar.

Debe observar los siguientes resultados:

Cuando se crean múltiples criterios de filtro la cantidad de registros que se muestran es cada vez menor, incluso puede llegar a no mostrarse nada, lo cual indicaría que no hay registros que cumplan con todos los criterios.

Ahorabien, cuando hay mucho filtro, la forma más rápida de quitar el criterio de filtro de una sola vez es haciendo click en el botón Filtro de la ficha Datos, de esa manera se anularán todos los criterios de filtro previamente establecidos.

Dedicaré un post especial a los filtros Avanzados más adelante. Espero sus comentarios