Microsoft Excel Básico: Uso de la Ficha Datos (Excel 2007) - Parte 1

En esta oportunidad nos ocuparemos de la Ficha Datos en Microsoft Excel 2007, la Ficha datos contiene varias opciones para el tratamientos de grandes volúmenes de información que el usuario podrá administrar.

Inicialmente , los usuarios que deseen administrar esta ficha van a recurrir a las siguientes tareas comunes:

• Ordenar Listas de Datos
• Filtrar Listas de Datos
• Crear Subtotales de Listas de Datos
• Validación de Datos

Veremos cada una de estas principales opciones paso a paso. Para comenzar, abra Microsoft Excel, luego cree la siguiente lista de Datos en la hoja de Cálculo (Hoja1)

Una vez que tenemos nuestra lista de Datos, podemos comenzar a ver los principales comandos de la Ficha Datos:

Ordenar Listas de Datos:

Las listas de Datos pueden ser ordenadas hasta por 3 criterios a la vez, ordenar una lista significa cambiar el orden de las filas de datos que componen la lista, es una tarea muy simple de llevar a cabo, por lo tanto veremos como Ordenar nuestra lista de datos por diferentes criterios. Por ejemplo: Es posible que nos pidan ordenar la lista de datos según Ventas en Orden Ascendente, para realizar esa tarea siga los siguientes pasos:

1. Asegúrese que el selector de celda se encuentre en alguna parte dentro de la lista de datos, como puede observar en la imagen:

En la imagen, la flecha de color Negro apunta a la Opcion dentro de la Ficha "Datos" que les permitirá Ordenar la lista, le flecha color rojo indica la posición ideal del selector del celda para llevar a cabo esta tarea

2. Haga click en el botón Ordenar, luego aparecerá el siguiente Cuadro de Diálogo:

En la imagen podemos observar hacia la izquierda un sector rotulado como "Ordenar por", luego un desplegable de donde escogeremos el campo mediante el cual deseamos ordenar, de esa lista escogemos el campo VENTAS, asi mismo las demás opciones las dejamos como están pues cumplen con nuestro requerimiento, note además en la parte superior derecha de esa pantalla que la marca de verificación "Mis Datos tiene Encabezados" está debidamente seleccionada. Haga click en "Aceptar" y vea como queda la lista ordenada por Ventas en forma Ascendente:

En la imagen podemos ver el resultado, la parte enmarcada en azul indica la columna que provoca la ordenación, observe que los datos se encuentran ordenados de acuerdo a las Ventas en forma Ascendente.

NOTA: SI DESEA VER LAS IMAGENES MÁS GRANDES HAGA CLICK SOBRE ELLAS

Ordenar una Lista de Datos por más de un Criterio:

Situación: Nos piden ordenar la lista de datos de acuerdo a la siguiente especificación: ORDENAR LA LISTA POR UNIDADES EN FORMA DESCENDENTE DE ACUERDO A CADA REGION.

Solución: Para solucionar el problema realice los siguientes pasos:

1. Asegúrese que el selector de celda se encuentre en la posición ideal, (ver ejemplo anterior). Luego haga click en el botón Ordenar de la Ficha Datos y configure esa pantalla de la siguiente manera:

Observe en la imagen que son 2 niveles de Ordenación, para agregar un nivel adicional use el boton "Agregar Nivel" que en la imagen se encuentra marcado con rojo.

Veamos los resultados:

Observe como por cada bloque de regiones, las unidades se encuentran ordenadas según el requerimiento dado. Bueno eso es todo por ahora. Continuaremos en un nuevo post, donde escribiré acerca de como Filtrar usando Excel 2007.

Pueden comentar o colocar sus dudas acerca de esto.