Microsoft Access - Entrega 01

Bienvenidos al curso Online de Microsoft Access 2007, durante el desarrollo del curso iré posteando un sencillo tutorial para aprender a utilizar esta herramienta de gestión de bases de datos, de tal manera que al finalizar todas las entregas Ud. sepa cómo iniciarse en el diseño de Bases de datos así como en la construcción de versátiles aplicaciones.

Qué es una base de datos?

Una base de datos (en ocasiones abreviada B.D.) es un conjunto de datos pertenecientes a un mismo contexto y almacenados sistemáticamente para su posterior uso. En este sentido, una biblioteca puede considerarse una base de datos compuesta en su mayoría por documentos y textos impresos en papel e indexados para su consulta. En la actualidad, y debido al desarrollo tecnológico de campos como la informática y la electrónica, la mayoría de las bases de datos están en formato digital (electrónico), que ofrece un amplio rango de soluciones al problema de almacenar datos.

Fuente: Wikipedia

Qué es un Programa Gestor de Bases de Datos?

Un Sistema Gestor de Bases de Datos Relacionales, (en adelante SGBD), es un software específico que permite definir, administrar y utilizar la información de una Base de Datos, es decir un SGBD actúa como un repositorio donde se almacenan los datos.

Sobre este aspecto, podemos concluir que Microsoft Access es un SGBD que permite realizar las tareas descritas anteriormente, pero además de ello, Microsoft Office Access 2007 permite no sólo comportarse como un SGBD sino también como una poderosa herramienta de desarrollo de aplicaciones que consuman nuestra BD.

Componentes de una Base de Datos:

En líneas generales, cualquier Base de Datos puede estar compuesta de los siguientes elementos:

• Tablas
• Vistas
• Consultas
• Procedimientos Almacenados
• Desencadenantes
• Relaciones

A pesar de esta lista, Microsoft Office Access 2007 no soporta explícitamente los procedimientos almacenados ni los desencadenantes. Además de ello, Vistas y Consultas son interpretadas en Access como Consultas. Pero, la verdadera eficacia de Access radica en la inclusión de los siguientes elementos:

• Formularios
• Informes
• Macros
• Módulos de Programación (usando Visual Basic For Applications)

Todas herramientas podrán ser gestionadas por Microsoft Office Access 2007 en un único archivo de extensión .accdb, cabe señalar que esta extensión es aplicable sólo a Bases de Datos de Microsoft Access 2007 y 2010, las versiones anteriores usaban el formato de archivo .mdb

Crear una Base de Datos usando Microsoft Office Access 2007

Para crear una Base de datos en Microsoft Access siga los siguientes pasos:

1. Ingresar a Microsoft Access: Clic en INICIO, Todos los Programas, Microsoft Office, Microsoft Office Access 2007

2. Debe mostrarse una pantalla similar a la que se muestra a continuación, (click en la imagen):

3. En este momento, Ud. puede escoger entre crear una Nueva Base de Datos en blanco, o utilizar el área de plantillas destacadas en línea.

4. Para crear una base de datos en blanco haga click en “Base de Datos en Blanco”, vea a la derecha de su pantalla y verá una imagen como la que sigue:

Importante: Puede usar el botón que tiene el ícono de "abrir" para cambiar la ubicación donde pretende guardar su Base de Datos.

5. Cambie el nombre de la base de datos, nómbrela "Ejemplo", mantenga la extensión y luego haga click en el botón "Crear", listo así habrá creado una base de datos vacía o en blanco.

6. Para crear una Base de datos basada en una plantilla existente, podría realizar lo siguiente: Asumiendo que estamos en la pantalla inicial de Access, dentro del área de Plantillas locales, escoja una plantilla; por ejemplo haga click en la plantilla Contactos, observe a la derecha de su pantalla se crea una base de datos con el nombre "Contactos.accdb", luego haga click en "Crear", Access mostrará una breve pantalla que muestra el siguiente mensaje:

Luego, veremos una aplicación completa ya creada y lista para utilizarse, como se muestra en la siguiente imagen, (click para ver más grande la imagen):

Importante: Es posible que Microsoft Access le presente una advertencia de seguridad al momento de crearse esta plantilla, dado que esta plantilla incluye elementos como Macros y Código de VBA que normalmente ponen en "alerta" a los programas de la Suite de Office, si se le presenta esa advertencia haga click en "Opciones" y luego en "Habilitar contenido".

Tablas: Qué son?

Como parte fundamental de los componentes de cualquier Base de Datos, las Tablas representan el principal objeto para almacenamiento de datos dentro de un SGBD. Antes de Aprender a crear una tabla aprendamos primero a definir y entender qué es una Tabla:

Estructuralmente una tabla está compuesta por Columnas denominadas "Campos" y filas denominadas "Registros". Cada Campo es rotulado de acuerdo a un nombre, tipo y tamaño de almacenamiento y cada fila permite poblar una colección de Campos para un registro en particular. Veamos la siguiente Gráfica:

Crear una Tabla Usando Microsoft Access:

Es posible definir tablas utilizando dos métodos: usando la vista diseño y usando el nuevo método que consiste en definir la estructura mientras se ingresan los datos. La forma más "profesional" de crear una tabla es hacerlo a través de la Vista Diseño:

Volvamos a nuestra base de datos "Ejemplo" creada párrafos arriba, (si no la tiene a la mano, puede crearla nuevamente). Una vez creada Access nos "invita" a añadir los campos mientras agregamos registros. Vea a la izquierda de su pantalla y observará un Panel, este panel se conoce con el nombre de "Panel de Exploración", seguro dentro de ese panel observa el Objeto "Tabla1", haga click con el botón derecho sobre "Tabla1" y escoja la opción "Vista Diseño", debe observar la siguiente pantalla:

Esta pantalla nos presenta 3 columnas en total (Nombre del campo, Tipo de datos y Observaciones), aunque en realidad las 2 primeras columnas son las más importantes ;)

Pretendemos crear una tabla llamada Contactos que me permita contener la siguiente información:

Nombre
Apellido
Direccion
Fecha de Nacimiento
Edad
Observaciones

Para Crear tal estructura debemos colocar los nombres de los campos en la columna correspondiente y por cada uno asignar un tipo de dato apropiado según el campo en cuestion:

Note que los campos "Fecha_De_Nacimiento" e "E_Mail" usan como separador la subraya "_", esto para evitar el uso de espacios en blanco, que aunque Microsoft Access los permite no es una buena técnica en líneas generales, así que procure no separar con espacios en blanco al interior del nombre de un campo.

Debe guardar la Tabla creada ahora, haga click en el botón del guardado (parte superior izq. aprox.) y debe mosrarse la siguiente pantalla:

Escriba el Nombre "Contactos" y luego haga click en "Aceptar". Luego de esto Microsoft Access mostará una mensaje de aviso como el que sigue:

De momento contestaremos que "No" a la pregunta, nos ocuparemos de las claves primarias en entregas posteriores. Una vez que la tabla está creada nuestra tarea por ahora ha concluído.

Este es el fin de la primera entrega. Pueden publicar libremente sus sugerencias o comentarios. En la siguiente entrega hablaremos en extenso de : Tipos de Datos, propiedades de cada campo, propiedades de búsqueda, insertar o eliminar campos, indices y claves primarias; tambien veremos como usar la hoja de datos para agregar registros.